GERENCIA DE PROYECTOS.
La gerencia de proyectos en términos generales implica:
- Identificar requisitos.
- Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados según se planifica y efectúa el proyecto.
- Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto.
En las últimas decadas, se han producido interesantes movimientos en la teoría de la gestión de Proyectos. Unos nacierón como ordenamiento de los procesos propios de los proyectos y el enunciado de los conocimientos necesarios para abordarlos y otros fueron consecuencia de la transferencia de métodos de sistemas de producción al mundo de los Proyectos.
Las últimas tendencias en la gestión de Proyectos son:
- PMI.
- SIX SIGMA.
- TEORÍA DE LAS RESTRICCIONES / CAMINO CRÍTICO.
- LEAN.
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI)
Metodología implementada por el Project Management Institute (PMI), organización internacional sin fines de lucro que asocia a profesionales relacionados con la Gestión de Proyectos. Desde principios de 2011, es la más grande del mundo en su rubro, dado que se encuentra integrada por más de 700.000 miembros en cerca de 170 países. Implementan buenas prácticas en formular estándares profesionales en gestión de proyectos, cinco grupos de procesos, nueve áreas de conocimiento, enfoque de procesos, elaboración progresiva, desarrollados en su guía PMBOK (Project Management Body of Knowledge), unos estándares internacionales para garantizar el éxito en la entrega de proyectos. Estos estándares ofrecen una ventaja fundamental en la comunicación entre miembros del equipo de proyecto. Además el PMI promueve la investigación en gerencia de proyectos, desarrollo de guías especializadas, guías prácticas para la aplicación de determinadas técnicas, formación, publicaciones, colaboraciones internacionales y la gestión de proyectos como profesión a través de sus programas de certificación (CAPM, PMP, PgMP, PfMP, PMI-ACP, PMI-PBA, PMI-RMP, PMI-SP). Conocimientos avalados por instituciones internacionales como la APM (Association for Project Management) y la IPMA (International Project Management Association).
El Project Management Institute (PMI) es una de las asociaciones profesionales de miembros más grandes del mundo que cuenta con medio millón de miembros e individuos titulares de sus certificaciones en 180 países.
Es una organización sin fines de lucro que avanza la profesión de la dirección de proyectos a través de estándares y certificaciones reconocidas mundialmente, a través de comunidades de colaboración, de un extenso programa de investigación y de oportunidades de desarrollo profesional.
La organización brinda gran apoyo a la profesión a nivel mundial, nos convierte en los líderes globales de esta competencia estratégica de las organizaciones.
El
PMI ha desarrollado, a traves de su guía PMBOK, unos estándares
internacionales para garantizar el éxito en la entrega de los proyectos.
Estos estandares ofrecen una ventaja fundamental en la comunicación
entre los miembros del equipo de proyectos al emplear un lenguaje común y
vocubalario controlado.
El PMBOK especifica que las buenas prácticas para la dirección de proyectos, vienen dadas en 05 grandes grupos de procesos, en 10 grandes áreas de conocimiento, con 47 procesos que se relacionan, que todo director de proyectos debe conocer.
Portada del PMBOK. Quinta edición.
El PMBOK especifica que las buenas prácticas para la dirección de proyectos, vienen dadas en 05 grandes grupos de procesos, en 10 grandes áreas de conocimiento, con 47 procesos que se relacionan, que todo director de proyectos debe conocer.
Distingue entre cinco grandes grupos de procesos:
1. Grupo de procesos de Inicio del proyecto.
2. Grupo de procesos de Planificación del proyecto.
3. Grupo de procesos de Ejecutar del proyecto.
4. Grupo de proceso de Monitoreo y Control del proyecto.
5. Grupo de procesos de Cierre del proyecto.
1. Grupo de procesos de Inicio:
Aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante la obtención de la autorización para comenzar dicho proyecto o fase.
P1 - Desarrollar el acta de constitución del Proyecto.
P2 - Identificar interesados.
2. Grupo de procesos de Planificación:
Aquellos procesos requeridos para establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción necesario para alcanzar los objetivos del proyecto.
P3 - Desarrollar el plan de gestión del proyecto.
P4 - Planificar la gestión del alcance.
P5 - Recopilar requisitos.
P6 - Definir el alcance.
P7 - Crear la EDT.
P8 - Planificar la gestión del cronograma.
P9 - Definir las actividades.
P10 - Secuenciar las actividades.
P11 - Estimar los recursos de las actividades.
P12 - Estimar la duración de las actividades.
P13 - Desarrollar el cronograma.
P14 - Planificar la gestión de costos.
P15 - Estimar los costos.
P16 - Determinar el Presupuesto.
P17 - Planificar la gestión de calidad.
P18 - Planificar la gestión de los Recursos Humanos.
P19 - Planificar la gestión de las comunicaciones.
P20 - Planificar la gestión de riesgos.
P21 - Identificar los riesgos.
P22 - Realizar el análisis cualitativo de riesgos.
P23 - Realizar el análisis cuantitativo de riesgos.
P24 - Planificar la respuesta a los riesgos.
P25 - Planificar la gestión de las adquisiciones.
P26 - Planificar la gestión de los interesados.
3. Grupo de procesos de Ejecución:
Aquellos procesos realizados para llevar a cabo y completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto.
P27 - Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto.
P28 - Realizar el aseguramiento de calidad.
P29 - Adquirir el equipo de proyecto.
P30 - Desarrollar el equipo de proyecto.
P31 - Dirigir el equipo de proyecto.
P32 - Gestionar las comunicaciones.
P33 - Efectuar las adquisiciones.
P34 - Gestionar el compromiso de los interesados.
4. Grupo de procesos de Seguimiento y Control:
Aquellos procesos requeridos para monitorizar, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes.
P35 - Monitorear y controlar el trabajo del proyecto.
P36 - Realizar el control integrado de cambios.
P37 - Validar el alcance.
P38 - Controlar el alcance.
P39 - Controlar el cronograma.
P40 - Controlar los costos.
P41 - Controlar la calidad.
P42 - Controlar las comunicaciones.
P43 - Controlar los riesgos.
P44 - Controlar las adquisiciones.
P45 - Controlar el compromiso de los interesados.
5. Grupo del procesos de Cierre:
Aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos, a fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase del mismo.
P46 - Cerrar el proyecto o fase.
P47 - Cerrar las adquisiciones.
El PMI propone como áreas de conocimiento de la gerencia de proyectos:
1. Gestión de la Integración del proyecto.
2. Gestión del Alcance del proyecto.
3. Gestión de los Plazos / tiempos del proyecto.
4. Gestión de los Costos del proyecto.
5. Gestión de la Calidad del proyecto.
6. Gestión de los Recursos Humanos del proyecto.
7. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto.
8. Gestión de los Riesgos del Proyecto.
9. Gestión de las Compras / Adquisiciones del Proyecto.
10. Gestión de los Interesados del proyecto.
Imagen de los Grupos de Procesos del PMBOK
Además, la guía PMBOK proporciona un código de ética que nos recuerda que como profesionales de la dirección de proyectos, estamos comprometidos a actuar de modo correcto y honorable. Nos fijamos un alto nivel de exigencia, que aspiramos alcanzar en todos los aspectos de nuestra vida –en el trabajo, en casa y en el servicio a nuestra profesión.
El PMI desarrolla guías especializadas como suplementos del PMBOK.
El PMI desarrolla guías prácticas para la aplicación de determinadas técnicas de proyectos.
El PMI desarrolla actividades de formación, publicaciones y colaboraciones internacionales.
BENEFICIOS PMI:
- Certificación.
- Estándares mundiales.
- Capítulos y comunidades de práctica.
- Capacitación y educación.
- Investigación.
- Gobernabilidad.
El Project Management Institute además promueve en Venezuela y en varios Paises una serie de actividades, congresos y cursos de Capacitación en Gerencia de Proyectos.
Curso de Introducción a la Gestión de Proyectos
Curso de Preparación de la Certificación PMP.
9no. Congreso de Gerencia de Proyectos. Capítulo Venezuela.
21mer. Coloquio de Gerencia de Proyectos.
· Metodología Seis Sigma - SIX SIGMA.
Imagen cortesía de https://dqsiberica.com/workshop-en-six-sigma/
Metodología de mejora de procesos, reducción de la variabilidad de los mismos, consiguiendo reducir o eliminar los defectos o fallos en la entrega de un producto o servicio al cliente.
Requiere fuerte base estadística, emplea principalmente técnicas estadísticas de todo nivel, además de otras a través de una metodología estructurada.
Su finalidad es analizar y resolver problemas, logrando así una disminución de variación y defectos, se focaliza en el cliente, procesos de mejora en la calidad, incremento de la productividad, mejora de los servicios.
FASES Y HERRAMIENTAS EN LA METODOLOGÍA SEIS SIGMA.
La metodología Seis Sigma persigue la reducción de la variación, los efectos y los errores en todos los procesos para así lograr aumentar la cuota de mercado, minimizar los costos e incrementar los márgenes de ganancia. Para implementar la metodología, se siguen distintas fases ordenadas en la ejecución de los procesos con la finalidad de reducir su variabilidad. Estas son:
1. Definir el proceso o el defecto.
2. Medir y recopilar datos.
3. Analizar datos.
4. Mejorar.
5. Controlar.
Las iniciales de estas cinco fases concretas de la metodología Seis Sigma (Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar) hacen que un nombre abreviado para ella sea metodología DMAMC.
Cada una de estas fases de la metodología Seis Sigma lleva asociadas determinadas tareas y herramientas de trabajo para su implementación práctica.
1. FASE DEFINIR.
En la fase de definir se identifican los posibles proyectos Seis Sigma que deben ser evaluados por la dirección para evitar la inadecuada utilización de recursos. Una vez seleccionado el proyecto, se prepara y se selecciona el equipo más adecuado para ejecutarlo, asignándole la prioridad necesaria.
Las herramientas típicas que se utilizan en esta fase son las siguientes:
1.1 Diagramas de flujo de procesos.
1.2 Diagrama causa efecto o espina de pescado o de Isikawa.
1.3 Diagrama de Pareto.
1.4 Histogramas.
1.5 Gráficos de tendencia.
2. FASE MEDIR.
La fase de medición consiste en la caracterización del proceso identificando los requisitos clave de los clientes, las características clave del producto (o variables del resultado) y los parámetros (variables de entrada) que afectan al funcionamiento del proceso y a las características o variables claves. A partir de esta caracterización se define el sistema de medida y se mide la capacidad del proceso.
Las herramientas típicas que se usan en esta fase son las siguientes:
2.1 Modelación de las características de calidad.
2.2 Evaluación de la normalidad de datos.
2.3 Evaluación de la exactitud y linealidad.
2.4 Evaluación de la repetibilidad y la reproductibilidad (GR&R).
2.5 Modos alternativos de la evaluación de los sistemas de medición.
2.6 Análisis de la fiabilidad.
3. FASE ANALIZAR.
En la fase de análisis, el equipo evalúa los datos de resultados actuales e históricos. Se desarrollan y comprueban hipótesis sobre posibles relaciones causa efecto utilizando las herramientas estadísticas pertinentes. De esta forma el equipo confirma los determinantes del proceso, es decir, las variables clave de entrada o "focos vitales" que afectan a las variables de respuesta del proceso.Las herramientas típicas que se utilizan en esta fase son las siguientes:
3.1 Análisis exploratorio de datos.
3.2 Ajuste de distribuciones.
3.3 Contrastes de hipótesis.
3.4 Intervalos de confianza.
3.5 Capacidad de los Procesos.
4. FASE MEJORAR.
Es la fase de mejora, el equipo trata de determinar la relación causa efecto (relación matemática entre las variables de entrada y la variable de respuesta que nos interese) para predecir, mejorar y optimizar el funcionamiento del proceso. Por último se determina el rango operacional de los parámetros o variables de entrada del proceso.
Las herramientas típicas que se usan en esta fase son las siguientes:
4.1 Análisis de correlaciones.
4.2 Regresión Simple.
4.3 Regresión múltiple.
4.4 Análisis de la varianza unifactorial.
4.5 Análisis de la varianza multifactorial.
4.6 Modelos de series temporales.
5. FASE CONTROLAR.
La fase de control consiste en diseñar y documentar los controles necesarios para asegurar que lo conseguido mediante el proyecto Seis Sigma se mantenga una vez que se hayan implementado los cambios. Cuando se han logrado los objetivos y la misión se dé por finalizada, el equipo informa a la dirección y se disuelve.
Las herramientas típicas que se utilizan en esta fase son los siguientes:
5.1 Control estadístico de procesos. Control de Fabricación.
5.2 Gráficos de Shewhart.
5.3 Curva característica de operación.
5.4 Gráficos de control por variables.
5.5 Gráficos de control por atributos.
5.6 Análisis de la capacidad mediante gráficos de control.
5.7 Control estadístico de procesos. Control de aceptación.
5.8 Muestreo por atributos.
5.9 Muestreo por variables.
Metodología Critical Chain Project Management (CCPM) - TEORÍA DE LAS RESTRICCIONES.
Imangen cortesía de https://www.canstockphoto.com/critical-chain-project-management-11670709.html
Gestión de proyectos con cadena crítica, teoría de las retricciones (TOC) o camino crítico, desarrollada por el Dr. Eliyahu M. Goldratt, la Gestión de proyectos por CCPM, está basada en métodos y algoritmos derivados de su teoría de restricciones.
La idea de la CCPM fue presentada en 1997 en su libro Critical Chain (Cadena Crítica). A la CCPM le ha sido adjudicado el logro de proyectos en un 10% a 50% más rápido, que el uso de métodos tradicionales (como el CPM, PERT, Gantt, entre otros) desarrollados entre 1910 y 1960. Simplicidad inherente, restricción y cadena crítica.
MEDOLOGÍA LEAN.
Imagen cortesía de http://ciexpro.com/comunidad/de-que-trata-la-metodologia-lean/
El pensamiento "Lean" representa una nueva forma de gestión que nace en la empresa Toyota. Establece un marco extraordinario para lograr sistemas de gestión más eficientes. Reduce desperdicios, se basa en cinco principios (valor, flujo de valor, flujo sin obstáculos, pull y perfección).
OTRAS METODOLOGÍAS INTERNACIONALES UTILIZADAS EN PROYECTOS.
· Enfoque Marco Lógico.
Cortesía de https://queesproyecto.com/2016/03/21/que-es-la-metodologia-marco-logico/
El enfoque de marco lógico (EML) es una herramienta analítica, desarrollada en 1969, para la planificación de la gestión de proyectos orientados a procesos. La identificación de proyectos enfatiza la utilización del sistema marco lógico, SML. Es utilizado con frecuencia por organismos de cooperación internacional. Más recientemente el BID ha estado impulsando fuertemente en Latinoamérica el uso de la matriz de marco lógico (MML). Naciones Unidas utiliza una variante de la MML para la planificación y control de su programa de trabajo IMDIS. Además la ONU ha incorporado la MML en los formatos de presentación de proyectos empleados por diversas agencias. Asimismo, la MML es utilizada en varios países latinoamericanos. En Colombia se incorporó recientemente a la "Metodología general ajustada para la formulación y evaluación de proyectos de Inversión".
· Metodología PM4R – Certificación Project Management Associate (PMA).
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